Co by měla obsahovat interní směrnice o ochraně oznamovatelů?

Blíží se účinnost zákona o ochraně oznamovatelů. Každá organizace, která zaměstnává 50 a více zaměstnanců, by měla přijmout interní pravidla pro ochranu oznamovatelů. Sepsali jsme pro vás několik bodů, které by tato vzorová interní směrnice o ochraně oznamovatelů měla obsahovat.

Interní směrnice o ochraně oznamovatelů, známá také jako whistleblowing policy, by měla obsahovat následující body:

1. Úvod

• Vysvětlení důležitosti whistleblowingu a proč organizace podporuje oznamování nekalých praktik.
• Definice základních termínu např."oznamovatel".
• Vysvětlení, proč je důležité chránit oznamovatele před odvetou.

2. Postup oznamování

• Způsoby, jakými oznamovatelé mohou podat své hlášení (např. aplikace, interní linka, emailová adresa, webový formulář).
• Jaký postup bude organizace následovat po obdržení hlášení (např. zpracování, vyšetření, zodpovězení).
• Zaručení anonymity a ochrany oznamovatele před odvetou.

3. Kdo může být oznamovatelem

• Vysvětlení, kdo může být oznamovatelem (např. zaměstnanci, zákazníci, dodavatelé, externí konzultanti).
• Zaručení, že každý oznamovatel bude chráněn před odvetou bez ohledu na to, jaký je jeho vztah k organizaci.

4. Ochrana oznamovatele před odvetou

• Záruka, že žádný oznamovatel nebude perzekuován nebo následně penalizován za své hlášení.
• Vysvětlení, jak organizace bude chránit oznamovatele před odvetou (např. anonymita, omezení přístupu k osobním údajům oznamovatele).

5. Ochrana údajů

• Zajištění, že všechna osobní data oznamovatelů budou spravována v souladu se zákony o ochraně osobních údajů.
• Zajištění, že všechny informace týkající se oznamování budou důvěrné a že budou sdíleny pouze s oprávněnými osobami.

6. Kontakty

• Poskytnutí kontaktů, na kterých se oznamovatelé mohou obrátit v případě dotazů.
• Uvedení jména osoby, která bude odpovědná za správu whistleblowing policy a za koordinaci ochrany oznamovatelů v organizaci.

7. Revize směrnice

• Uvedení, jak často bude tato policy revidována a aktualizována, aby zůstala aktuální a účinná

8. Schválení a datum účinnosti

• Identifikace osoby nebo týmu, který schvaluje tuto směrnici.
• Datum účinnosti směrnice a případné přechodné období, během kterého budou oznamovatelé informováni o nové směrnici.
• Ujištění se, že všichni zaměstnanci a ostatní zainteresované strany jsou informováni o nové směrnici a vědí, jak ji uplatňovat v praxi.